Redukcja kosztów, eliminacja marnotrawstw zgodnie z TWI (Toyota Production System), czyli praktykami Lean

Lean Management jest modelem zarządzania, a także sposobem myślenia, który promuje eliminacje marnotrawstw, ciągłe doskonalenie i zaangażowanie pracowników. System produkcji Lean w podejściu biznesowym jest oparty na poszukiwaniu i eliminacji marnotrawstw, optymalizacji procesów i ciągłym doskonaleniu. 

Jednym z głównych założeń Lean jest to, że Klient chce otrzymać swoje dobro w założonym czasie, jakości i cenie Tym samym jest gotów zapłacić za działania, które dodają wartości, czyli tylko takie, które są niezbędne do jego wykonania. Nie zastanawia się nad tym, czy firma oferująca dane dobro ma dobrze, czy źle zorganizowany proces produkcyjny, czy generuje duże koszty magazynowania, przezbrojeń, księgowe czy wyjazdów służbowych. Klient poszukuje dobra w najlepszej możliwej cenie, czasie i jakości. 

Poszukiwanie i eliminacja marnotrawstw, czyli MUDY ma na celu pozostawienie w procesie te operacje i działania, które są niezbędne dla wyprodukowania danego dobra i to w jak najlepszej sekwencji zdarzeń, bez niepotrzebnych operacji, przestoi, magazynowania, ponownego przetwarzania itd. 

Wyróżniamy 8 rodzajów MUDY:

Kilka lat temu mówiono o 7 MUDAch – Dla zapamiętania z języka angielskiego nazywano je TIM WOOD, teraz doszła jeszcze H, czyli nie wykorzystany potencjał ludzki – stąd TIM WOODH 

T  – transportation – zbędny transport

I   – inventory – nadmierne zapasy

M  – motion – zbędny ruch

W  – waiting – oczekiwanie

O  – overproduction – nadprodukcja

O  – overprocessing – nadmierne przetwarzanie

D  – defects – błędy, wady jakościowe, niezgodności

H  – human potential – niewykorzystany potencjał ludzki

W celu identyfikacji marnotrawstw stosuje się narzędzie Lean – GEMBA WALK. Gemba – to japońskie słowo oznaczające „miejsce działania”, czyli miejsce, w którym dzieje się produkcja, powstaje dobro lub usługa. Miejsce, gdzie pracują operatorzy, pracownicy, monterzy. Praca polega na słuchaniu tych doświadczonych osób, pytaniu jak wygląda stan aktualny, jakie mają problemy, pomysły na udoskonalenia. Nie jest to audit, ani kontrola.

Podstawowe zasady Gemba Walk:

 –  pracownicy są uprzedzeni o terminie i celu wizyty

 –  obserwatorzy witają się z właścicielem procesu, przestrzegają zasad BHP itd

 – to właściciel procesu wie jak on wygląda

–  nie oceniamy, nie porównujemy i nie dajemy dobrych rad, ani rozwiązań

 – nie wyciągamy wniosków z jednej wizyty na miejscu

– dajemy sobie czas i wyłączności na GEMBA WALK (nie odbieramy telefonów, maili, ani nie rozmawiamy z nikim innym)

 – kwestionujemy stan obecny, zawsze może być lepiej, nie ma tłumaczenia dla marnotrawstw

 – robimy notatki 

– wracamy ponownie w to samo miejsce celem sprawdzenia czy podjęte działania są skuteczne oraz celem poszukiwania kolejnych usprawnień

Najbardziej znanym i uznawanym za najskuteczniejszy sposób działania jest tzw. Cykl Deminga, czyli PDCA:

Plan – zaPlanuj

Do – Działaj, wykonaj

Check – Sprawdź

Act – Popraw 

GEMBA WALK jest doskonałym i bardzo skutecznym narzędziem do eliminacji marnotrawstw, a tym samym eliminacji kosztów. Pozwala na zdobywanie wiedzy na temat procesu u źródła, szybszą reakcję na nieprawidłowości, których nie widać z biura, pozwala na budowanie relacji między pracownikami a liderami, angażuje pracowników ponieważ mamy z nimi bezpośredni kontakt, czują się ważni i mają wpływ na firmę. Są też chętniejsi do wprowadzania zmian, bo widzą sens tych kroków, a często są ich autorami. 

A wszystkie te działania ostatecznie doprowadzają do redukowania zbędnych czynności, a tym samym do skrócenia procesu produkcji i redukcji kosztów, dlatego warto jest zainwestować w audit LEAN, w efekcie którego zostanie zbadany stan aktualny, a następnie będziemy mogli popracować nad rekomendacjami, które doprowadzą do oczekiwanego  stanu docelowego.