Delegowanie Zadań i Odpowiedzialności: Klucz do Skutecznego Zarządzania

Jednak niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym kierownikiem, czy dopiero zaczynasz swoją przygodę z zarządzaniem, ważne jest, aby przestrzegać pewnych kluczowych zasad, według których należy podchodzić do tematu delegowania.

1. Właściwy dobór osoby do delegacji

Podstawą skutecznego delegowania jest dokładne przeanalizowanie umiejętności, doświadczenia i zainteresowań członków zespołu. Delegując zadania, ważne jest, aby dopasować konkretne zadanie do osoby, która ma odpowiednie kompetencje. Wybierając właściwą osobę do zadania, warto rozważyć kilka składowych:

• Wybierz osobę, która posiada odpowiednie umiejętności i doświadczenie w danej dziedzinie lub osobę, która w świadomy sposób uczy się tych zadań.
• Upewnij się, że osoba jest zainteresowana i zaangażowana w to zadanie, co zwiększy jej motywację do skutecznego wykonania.
• Zwróć uwagę na dostępność danej osoby oraz jej obciążenia pracą. Nie przypisuj zbyt dużo obowiązków jednej osobie, jeśli jest już mocno obciążona innymi zadaniami.
• Jeśli chcesz zaangażować osoby bez doświadczenia, pamiętaj, że będzie ona potrzebowała większego zaangażowania z Twojej strony.

2. Jasne wyjaśnienie celu i oczekiwań

Kluczowym elementem delegowania jest jasne wyjaśnienie celu zadania i oczekiwanych wyników. To uniknie nieporozumień i pozwoli osobie, która przyjmuje zadanie, na pełne zrozumienie, dlaczego to zadanie jest ważne i w jaki sposób przyczynia się do celów organizacji. Jasne wyjaśnienie celu dotyczy także informacji po co pracownik ma podjąć się konkretnego zadania. Poczucie sensu i zasadności wykonywania zadań, znacząco wpływa na motywacje, ale również na jakość pracy.

3. Dostarczenie wsparcia i zasobów

Delegowanie nie polega tylko na przekazaniu obowiązków. To również zapewnienie osobie odpowiednich zasobów, takich jak czas, budżet, szkolenia czy niezbędne narzędzia. Brak tych zasobów może prowadzić do frustracji i niemożności wykonania zadania. W sytuacjach w których delegowane zadanie ma poszerzać kompetencje pracownika ważne, aby utrzymać motywację na wysokim poziomie. Dlatego bezpośrednie wsparcie lidera, daje przekonanie osobie wykonującej, być może pierwszy raz dane zadanie, że nie jest w tym sama i ma przestrzeń na popełnianie błędów.

4. Zachowanie równowagi w ingerencji

Ważne jest, aby zachować równowagę między zaufaniem a kontrolą. Delegując zadanie, daj osobie swobodę w wybieraniu środków i metod, pod warunkiem, że jest to zgodne z celami i standardami organizacji. Nie ingeruj nadmiernie, ale bądź gotów udzielać wsparcia w razie potrzeby. Poziom swobody zależy oczywiście od stażu i umiejętności pracownika. Osoba doświadczona potrzebuje sporej przestrzeni na samodzielność. Osoba początkująca będzie tej samodzielności oczekiwać mniej. W tym drugim przypadku, ingerencja w czasie trwania zadania może przyczynić się do lepszego, bardziej efektywnego wykonania lub uchronić przed błędnym wykonaniem. 

5. Monitorowanie postępu

Delegacja nie oznacza zrzucenia odpowiedzialności. Liderzy powinni nadal monitorować postępy w wykonywaniu zadania. To pozwoli na wczesne wykrywanie problemów i możliwość dostarczenia wsparcia w razie potrzeby. Przykładowo: pracownik ma poukładać na półkach produkt dla klienta. Jeśli na początku pracy zostanie wychwycony błąd, to jego poprawienie zajmie niewiele czasu. Nie ma zagrożenia niewykonania zadania lub wykonania go w zbyt długim czasie. Jeśli okaże się, że pierwsze trzy produkty na wielkich półkach są postawione bokiem a nie przodem etykiety, to zdejmowanie i ponowne układanie produktów, zajmie dwa razy tyle czasu co powinno, a pracownik będzie miał poczucie zmarnowanego zasobu i może odczuwać zwykłą ludzką złość.

6. Precyzyjna komunikacja

Błędy w komunikacji, takie jak niejasne instrukcje czy brak regularnej komunikacji, mogą prowadzić do błędów i opóźnień. Dlatego ważne jest, aby utrzymywać jasną i otwartą komunikację przez cały proces. Ważne jest również, aby zweryfikować, czy pracownik odczytał nasze komunikaty dokładnie w ten sam sposób w jaki my go rozumiemy. To naprawdę nic złego, jeśli poprosimy pracownika o powiedzenie, co ma do wykonania i upewnimy się, że dobrze nas zrozumiał. 

7. Rozwój zespołu

Delegowanie zadań i odpowiedzialności może być doskonałą okazją do rozwoju umiejętności członków zespołu. Liderzy powinni inwestować czas w rozwijanie potencjału swojego zespołu, delegując różnorodne zadania i oferując wsparcie w procesie nauki. Pamiętaj, że Twój zespół to osoby o różnym poziomie kompetencji, predyspozycji i osobowości. Nie każda osoba będzie samodzielnie poddawać się wyzwaniom, mimo, że jest gotowa na podejmowanie bardziej skomplikowanych zadań. Bez znajomości członków zespołu, to co wydaje się motywujące jest odbierane jako zarzucanie pracą a inne osoby będą wypatrywać tych samych zadań jak najlepszej nagrody.

8. Akceptowanie odpowiedzialności za błędy

Chociaż delegujesz zadanie, nadal jesteś odpowiedzialny za jego wyniki. Liderzy powinni brać na siebie odpowiedzialność za ewentualne błędy i wspólnie z zespołem szukać sposobów na ich naprawienie. Dlatego tak ważne są wszystkie wymienione powyżej elementy. Docelowo to Twoja odpowiedzialność i Twój rezultat.

Delegowanie zadań to jedno z trudniejszych wyzwań dla menadżera/liderki. Jeśli myślisz, że zawsze wystarczy wyartykułowanie polecenia i wszystko będzie zrobione, to droga do porażki. Delegowanie zadań i odpowiedzialności to klucz do efektywnego zarządzania zespołem i osiągania strategicznych celów organizacji. Zastosowanie powyższych zasad przyczyni się wymiernie do efektywności pracy zespołu i osiągnięciu sukcesu. Pamiętaj, że delegowanie to sztuka, którą warto doskonalić, aby być jeszcze lepszym liderem lub menedżerem. Zajrzyj do naszej oferty.