Zasady zarządzania sobą w czasie

Zadanie pogania zadanie a zmiana jest powszechnym tematem większości spotkań biznesowych.

Rozwiązania dotyczące planowania zadań oraz ich priorytetyzacji, można znaleźć w webinariach czy darmowych treściach na You Tube.

Sztuka planowania sprowadza się do trzech podstawowych punktów:

• Rozpoznania celu
• Rozłożenia go na czynniki pierwsze
• Przewidywania, że nie wszystko jesteśmy w stanie przewidzieć (reguła 60-40)

Szczególnie ostatni punkt sprawia sporo trudności.

 Zasada 60-40, mówi, że każdy plan i harmonogram powinien zagospodarować 60% wyznaczonego czasu, natomiast 40% to rezerwa na nieprzewidywane zdarzenia, lub możliwość wykonania obowiązków, które mogły być zaplanowane na następne dni.

Większości przypadków nasze plany dnia są wypełnione po brzegi a nawet przepełnione, dlatego każde zdarzenie poza planem, wywołuje w nas poczucie porażki, nerwowości i poczucia, że z tym czasem to jesteśmy na bakier.

To co rzadko jest praktykowane przy tworzeniu planów rozłożonych w czasie, to dzielenie zadań na najdrobniejsze elementy i oszacowanie ile dana czynność realnie będzie trwała. 

Przykładowo: jeżeli mam spotkanie w budynku A do godz. 10-tej a kolejne w budynku B do którego trzeba dojść ok 5 min, 5 min na ewentualne sprawy fizjologiczne i pewnie oddzwonienie na pilny telefon to zaplanowanie kolejnego spotkania na 10-ta z góry skazane jest na porażkę. Brak uwzględnienia elementów, które nie są z definicji pracą ale których nie jesteśmy w stanie wyeliminować, sprawia, że czujemy przepełnienie zadaniami, ciągły pośpiech i brak zadowolenia z siebie, nawet jeśli zrobiliśmy danego dnia coś naprawdę ważnego.

Ważne, aby wszystko o czym powiedzieliśmy powyżej, miało swoje odzwierciedlenie w formie papierowej lub elektronicznej. Myśl to nie to samo co zaplanowane zadanie. Mamy ich tak wiele w naszej głowie każdego dnia, że bardzo łatwo może się zagubić w gąszczu stale atakujących nas informacji.

Metody, które wspomagają planowanie w różnych odcinkach czasu albo, kiedy zadania są wielowątkowe i długoterminowe to Metoda GANTTA oraz Metoda TRZOS czy ALPEN.

Nie będziemy w tym artykule ich rozwijać, przejdziemy za to do tematu priorytetyzacji .

I tu zapewne nikogo nie zaskoczę, przytaczając jako pierwszą regułę PARETO.

W odniesieniu do zarządzania sobą w czasie, reguła Pareto opisana jest następująco:

20% całego czasu, poświęcamy najważniejszym zadaniom i celom, aby uzyskać 80% efektów. Kolejne 80% całego czasu poświęcamy mało istotnym zadaniom i celom, które dopełniają nasza efektywność w pozostałych 20-tu %.

Inna bardzo znana metoda priorytetyzacji jest metoda Eisenhowera, która opiera się na dwóch zmiennych zadań: ważność i pilność wykonania.

Podzielił je zatem na cztery typy zadań:

Zadania A – są to zadania o ważnym znaczeniu strategicznym. Jednocześnie sa tu sprawy pilne, czyli takie nie cierpiące zwłoki.

Zadania B – są to zadania, które umożliwią własny rozwój oraz pielęgnowanie osobistego systemu wartości i nie są opatrzone etykietą pilności. To zadania dotyczące kreatywnego rozwiązywania problemów, pogłębiania wiedzy, ćwiczenia fizyczne, regeneracja i tworzenie relacji z innymi ludźmi. Określamy je jako ważne ale nie pilne.

Zadania C- są to zadania, których wykonanie ma najczęściej znaczenie dla kogoś innego. Te zadania należy rozdzielać, aby zostawić sobie czas na wykonanie własnych, ważnych i pilnych. To te, które można oddelegować. Zadania pilne, ale nie ważne

Zadanie D – to pożeracze czasu, nazwane nieważne i niepilne, jak wizyta w galerii handlowej, gra na telefonie itp…

Ostatnim elementem, który warto uwzględnić zarządzając sobą w czasie jest stosunek do wydarzenia.

Możemy wyróżnić tu dwa rodzaje planowania: proaktywne i reaktywne.

Planowanie proaktywne, to takie które wyprzedza bieg wydarzeń, powoduje podejmowanie inicjatyw i działań wyprzedających zdarzenia rzeczywiste. To strategie, plany na przyszłość, działania zapobiegawcze.

Planowanie reaktywne charakteryzuje się planowaniem działań, które już się wydarzyły. Nasze działania są odpowiedzią na ten skutek, ale również koncentracja na spełnianie cudzych próśb, poleceń oraz rozwiązywanie problemów innych osób.

Zwykle mamy do czynienia z mieszanką zadań proaktywnych i reaktywnych.

Zarządzanie sobą w czasie to jedno z najtrudniejszych wyzwań osób zajmujących stanowiska liderskie. Należy uwzględniać wiele czynników i możliwości, przewidywać nieprzewidywalne i mieć na czele cele i priorytety organizacji i swoje własne.

Posługując się przywołaną również w tym artykule reguła Pareto: jeśli do swoich codziennych działań wprowadzimy chociaż 20% informacji z tego artykułu, to w 80% jesteśmy w stanie zarządzić skutecznie sobą w czasie.:)

Życzę więc powodzenia.0